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メールシーラーについて

メールシーラー導入のメリット

事務作業時間の削減

作業時間や経費の削減などの効果は、発行する枚数が多いほど効果が大きくなります。まだまだ多くの企業では、用紙に印刷した各種通知書を手作業で紙折り・封入・封かんの作業を行っており、非常にたくさんの時間を浪費しています。また、請求書を例に上げると、大半の場合、通知する内容がまとまるまでに多くの時間を費やし、印刷から封入・封かん、発送などの実際の発行作業は、期限間際で慌しく処理している現実があります。このような無駄な労力や時間はメールシーラーを導入することで有効活用が可能になり、且つ、封入封かん時の誤封入のミスなども防ぐことができます。個人情報や機密情報の漏洩が問題視される昨今、誤封入は企業の存続を脅かす要因にもなりかねません。

経費の削減

封書で発行していた通知書をハガキで発行することにより、郵便代金だけでも１通当り30円のコストダウンになります。更には、前項で述べた「事務作業時間」を人件費におきかえると、今まで５時間かかっていた封入・封かん数分～数十分で完了することができるので、これも大きなコストダウンとなります。

メールシーラーを導入することで機器購入費が発生したり、圧着用紙の購入費という今まで必要のなかった経費も発生します。圧着用紙はコピー用紙と比べると高価な用紙となりますが、いま使用している普通の封筒もしくは窓空き封筒、封筒に貼る宛名ラベルや封をする糊なども実は通知書を作成・発送するための経費となっています。使用する紙がコピー用紙ではなく、専用の帳票であればさらに用紙のコストは高くなります。現在使用しているこれらのコストを計算すると意外に高額となるものですので、逆に圧着紙のほうが安くなるケースも多々発生します。

メールシーラー機器は高価なイメージがあるかも知れませんが、圧着ハガキ対応の低価格モデル「Postmate 5」を5年リースした場合、1万数千円/月 程度の費用負担となりますので、郵便料金が安くなる差額分でリース費用が捻出できます。さらに作業時間が現在の約２０分の１程度になりますので、削減できた作業時間をほかの仕事に使う事ができ、残業時間も減らすことができる、という夢のような業務効率が図れます。

情報漏洩の防止

既に各種通知書などを外注業者に委託して発行している企業様におきましては、メールシーラー導入による作業の内製化を図ることにより、情報漏洩の防止につながります。また、上記項目の「事務作業時間の削減」でも触れましたが、封入・封かん作業による封入ミスはなくなりますので、宛名と中身を間違える、といった情報漏えいも防止することができます。
その他のメリットとしましては、外注では納期に日数がかかったり臨機応変な対応は難しいですが、内製の場合は納期に余裕ができたり、データの修正にも迅速に対応することができ、かえってご担当者様の負担軽減ができるかも知れません。